【讀書筆記】提升工作效率把握零碎時間:《我的一天有27小時》

 

 

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今天想要來分享木村聰子所寫的《我的一天有27小時:創造專屬於自己的3小時人生.工作的超級整理法》(あなたの1日は27時間になる),透過提升工作效率,在下午3點提早完成工作,並把剩下的時間發展興趣、持續學習成長培養新技能。

 

書中總共分成4大部分,分別是「調整一天的生活節奏」、「消除工作上的塞車狀態」、「讓工作環境更有效率」、「提升工作速度」,作者認為不用一次達成所有的目標,而是分成4個星期,按部就班的來實行,逐漸改變自己的心態,並調整原本的生活步調。

 

透過調整一天的生活節奏,把每天原本從加班到都要趕末班車的生活,調整為一大清早提早進辦公室加班,除了能夠養成早睡早起的好習慣之外,在清晨比較安靜而且大腦比較清醒的情況下,可以加快工作效率,也能提早掌握自己一天工作的節奏。

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面對不斷湧入的工作,常常會造成塞車的狀態,透過不要想太多,直接動手開始做,將原本的工作細分成小任務,降低自我要求的標準或門檻等等方式,來化解工作上的塞車狀態,或是在工作過程中,適時地允許自己有發呆的空檔,或是運用番茄中工作法,工作25分鐘休息5分鐘,專心與放鬆的狀態交替。

 

也可以透過改造現有的工作環境,讓工作變得更加有效率,像是把紙本的資料電子化,活用雲端硬碟與evernote的同步功能,把物品都物歸原位,節省找東西時間的固定位置整理法,或是將文件以需要使用的時間,按照月份與日期依序排列進四十三個資料夾法。

 

最後一個方法則是提升工作速度,工作並不是要克服所有的難關,而是盡可能找出不努力、輕鬆又快速完成工作的方法,像是依照物品使用頻率,決定擺放位置與距離遠近的動線管理法,或是預估自己一天能夠完成的工作量,規劃比預期稍微多一點點的工作,讓自己有挑戰性又不會輕易放棄。

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在看完這本書之後,覺得學到了許多管理技巧,可以讓自己提升工作效率,但是我覺得真正重要的並非學習這些技巧,而是能夠有勇氣挑戰既有的框架,尤其是在一個長期加班的職場環境中,鼓起勇氣準時下班,或是拒絕下班後的應酬,可能會被別人另眼相看,甚至還會被主管認為工作太輕鬆,進而被增加業務。

 

最後,想要一天多出3個小時的空檔,可以發展自己的興趣,或持續增進自己的技能,除了運用以上的方法之外,真正重要的是不願放棄與妥協的決心,磨練出「不管別人怎麼看我都沒關係」的強韌精神,推辭不必要的社交,找回自己生活的主導權。

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